Probleemanalyse schrijven: structuur en een volledig voorbeeld

Wat is een probleemanalyse precies?

De probleemanalyse is het eerste formele document in het Poortwachter-traject: een beoordeling door de bedrijfsarts van de beperkingen en mogelijkheden van een zieke werknemer, uiterlijk opgesteld in week 6. Ze is functioneel van aard — dezelfde grens geldt als bij de terugkoppeling aan de werkgever, zie wat mag de bedrijfsarts terugkoppelen aan de werkgever — maar de probleemanalyse gaat verder dan een terugkoppeling: ze onderbouwt ook een prognose en een concreet advies voor het plan van aanpak.

De vaste structuur

Een probleemanalyse die bij toetsing overeind blijft, volgt vijf vaste onderdelen.

1. Aanleiding en gegevens

Datum eerste ziektedag, functie, en een korte, feitelijke beschrijving van het consult. Geen diagnose, wel: "consult naar aanleiding van verminderde belastbaarheid sinds [datum]".

2. Functionele beperkingen

Concreet en observeerbaar, niet diagnostisch. Bijvoorbeeld: "beperkt belastbaar bij concentratie- en planningstaken", of "fysiek beperkt bij tillen boven 5 kg en langdurig staan".

3. Mogelijkheden en belastbaarheid

Wat kan de werknemer wél, eventueel met aanpassingen. Dit onderdeel voorkomt dat een probleemanalyse louter een lijst met onmogelijkheden wordt — het is de basis voor het plan van aanpak.

4. Prognose

Een realistische inschatting van het verloop, met een tijdshorizon voor de eerstvolgende evaluatie. Vermijd exacte data waar die niet hard te onderbouwen zijn; werk met een bandbreedte.

5. Advies voor het plan van aanpak

Concrete richting: aangepaste taken, urenopbouw, werkplekaanpassing, of eerst een medisch traject afwachten voordat een reïntegratiestap wordt gezet.

De vijf onderdelen op een rij

Een volledig uitgewerkt voorbeeld

Probleemanalyse — 6e ziekteweek Aanleiding: Consult op verzoek van werkgever na aanhoudend verzuim sinds week 1. Werknemer werkzaam als teamleider logistiek, 36 uur per week.

Functionele beperkingen: Verminderde belastbaarheid bij concentratie, plannen en prikkelverwerking. Verminderd vermogen om onder tijdsdruk meerdere taken tegelijk te managen. Geen fysieke beperkingen vastgesteld.

Mogelijkheden: Werknemer kan kortdurend, gestructureerd en prikkelarm werk verrichten. Administratieve taken zonder personeelsaansturing zijn op dit moment beter passend dan de huidige functie-inhoud.

Prognose: Bij een geleidelijke opbouw wordt herstel van de volledige belastbaarheid over circa 8 tot 12 weken voor mogelijk gehouden. Een tussentijdse evaluatie wordt geadviseerd na 4 weken.

Advies voor het plan van aanpak: Start met 2 dagdelen aangepast, prikkelarm werk zonder aansturingstaken. Bouw bij een stabiel beeld op in uren en complexiteit. Vermijd in deze fase deadlines met korte doorlooptijd.

Merk op: nergens staat een diagnose, en toch is dit document bruikbaar genoeg voor de werkgever om een concreet plan van aanpak op te stellen.

Een tweede voorbeeld: fysieke klachten

Niet elke probleemanalyse gaat over psychische belastbaarheid. Ter vergelijking een tweede, fysiek voorbeeld, in dezelfde vaste structuur:

Probleemanalyse — 5e ziekteweek Aanleiding: Consult naar aanleiding van verzuim sinds week 1 wegens rugklachten. Werknemer werkzaam als magazijnmedewerker, 40 uur per week, fysiek belastende functie.

Functionele beperkingen: Beperkt belastbaar bij tillen boven 10 kg, bij langdurig gebogen werken en bij herhaald bukken. Zitten en lichte administratieve taken zijn niet beperkt.

Mogelijkheden: Werknemer kan volledig belast worden bij zittend of licht staand werk zonder til- of bukbelasting. Korte periodes lopen zijn zonder beperking mogelijk.

Prognose: Bij een geleidelijke opbouw van fysieke belasting wordt volledig herstel binnen circa 6 tot 10 weken voor mogelijk gehouden. Een tussentijdse evaluatie wordt geadviseerd na 3 weken, mede afhankelijk van het verloop van de ingezette fysiotherapie.

Advies voor het plan van aanpak: Start met aangepast, niet-tillend werk binnen de eigen afdeling, bijvoorbeeld orderadministratie. Bouw bij een stabiel beeld gefaseerd op naar tilbelasting, in overleg bij de eerstvolgende evaluatie.

Bijstelling probleemanalyse: wanneer en hoe

Zodra het beeld wezenlijk verandert — sneller herstel dan verwacht, een complicatie, of een nieuw gegeven dat de prognose beïnvloedt — stelt de bedrijfsarts een bijstelling probleemanalyse op. Die volgt dezelfde vijf onderdelen, met een toegevoegd zesde element: een expliciete vergelijking met de vorige versie. "Ten opzichte van de probleemanalyse van [datum] is de belastbaarheid ten aanzien van tillen toegenomen; overige beperkingen ongewijzigd." Deze vergelijking is niet optioneel decoratie — het is precies wat een latere lezer (de werkgever, UWV, of de bedrijfsarts zelf een jaar later) in staat stelt de voortgang van het dossier te reconstrueren zonder alle eerdere versies naast elkaar te hoeven leggen.

Van probleemanalyse naar actueel oordeel

De probleemanalyse is niet het laatste document in de keten. Rond week 88–91 stelt de bedrijfsarts het actueel oordeel op, dat de basis vormt voor het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag (zie Wet verbetering Poortwachter: alle termijnen op een rij). Een probleemanalyse en de daaropvolgende bijstellingen die consistent zijn opgebouwd, maken het actueel oordeel een kwestie van samenvatten in plaats van reconstrueren — een van de duidelijkste voorbeelden van hoe zorgvuldigheid vroeg in het traject later tijd bespaart.

Veelgemaakte fouten

• Te vage formuleringen ("beperkt belastbaar") zonder concretisering maken het voor de werkgever onmogelijk om een zinvol plan van aanpak op te stellen.
• Een prognose die niet aansluit op de beperkingen — bijvoorbeeld volledig herstel binnen twee weken bij ernstige functionele beperkingen — ondermijnt de geloofwaardigheid van het hele dossier bij een latere toets.
• Ontbrekend advies voor het plan van aanpak verschuift het probleem naar de werkgever, die vaak niet de expertise heeft om dat zelf te vertalen.

Stijladvies: kort, specifiek, herleesbaar

Een probleemanalyse wordt niet alleen door de bedrijfsarts en de werkgever gelezen, maar mogelijk jaren later ook door een verzekeringsarts, een jurist bij een loonsanctiebezwaar, of de bedrijfsarts zelf die het dossier niet meer scherp voor de geest heeft. Drie stijlregels houden een probleemanalyse bruikbaar over tijd: gebruik korte zinnen met één bewering per zin, zodat een latere lezer niet hoeft te ontrafelen welk deel van een samengestelde zin bij welke beperking hoort; vermijd vage kwalificaties als "enigszins beperkt" zonder concretisering — beter is "beperkt bij taken langer dan 30 minuten aaneengesloten"; en herhaal bij een bijstelling altijd kort de oorspronkelijke beperking voordat de wijziging wordt beschreven, zodat het document op zichzelf leesbaar blijft zonder de vorige versie erbij te hoeven pakken.

Wanneer een probleemanalyse tekortschiet ondanks een correcte vorm

Niet elke probleemanalyse die de vijf onderdelen bevat, is ook inhoudelijk sterk. De meest onderschatte zwakte is een prognose die feitelijk een slag in de lucht is — een tijdspanne die wordt genoemd omdat er ergens een tijdspanne moet staan, niet omdat die uit de beschreven beperkingen volgt. Een lezer die de probleemanalyse kritisch beoordeelt, moet de prognose kunnen herleiden tot de eerder genoemde beperkingen en mogelijkheden. Als dat niet lukt zonder aanvullende uitleg, is de probleemanalyse op papier compleet maar inhoudelijk onvoldoende onderbouwd.

Hoe IBA hierbij helpt

IBA's documentgenerator vult de vijf onderdelen van de probleemanalyse voor op basis van het spreekuurverslag en het inzetbaarheidsprofiel — zie inzetbaarheidsprofiel versus FML versus BAR voor hoe die twee documenten op elkaar aansluiten. De bedrijfsarts controleert, verscherpt waar nodig de formulering, en autoriseert. Zie de documentgenerator voor de overige documenten die op dezelfde manier worden gegenereerd.