Wet verbetering Poortwachter: alle termijnen op een rij

Waarom bestaat de Wet verbetering Poortwachter?

De WVP (2002) legt de verantwoordelijkheid voor re-integratie primair bij werkgever en werknemer, met de bedrijfsarts als medisch-inhoudelijke adviseur op vaste momenten. Het doel is langdurig verzuim vroeg te structureren, zodat werkhervatting niet afhangt van goede wil maar van een afdwingbaar traject. UWV toetst dat traject pas aan het eind — bij de WIA-aanvraag — maar kijkt dan terug over de volledige twee jaar. Dat maakt vroege dossiervorming net zo belangrijk als de uiteindelijke uitkomst.

Wat er telt als "eerste ziektedag"

Een detail dat regelmatig tot discussie leidt: de klok van de WVP start op de eerste dag van het verzuim, niet op de dag waarop de bedrijfsarts of arbodienst wordt ingeschakeld. Bij een geleidelijke opbouw van klachten — een werknemer die eerst halve dagen uitvalt voordat volledig verzuim volgt — is niet altijd meteen duidelijk welke dag als startpunt geldt. In de praktijk wordt hiervoor de eerste dag aangehouden waarop de werknemer structureel niet in staat was de overeengekomen arbeid te verrichten, ongeacht het moment van formele ziekmelding bij de arbodienst. Dat maakt een zorgvuldige, vroege registratie door de werkgever net zo belangrijk voor de tijdlijn als de latere stappen van de bedrijfsarts zelf.

De volledige tijdlijn

Wat de probleemanalyse in week 6 zo belangrijk maakt

De probleemanalyse is het eerste document waarin de bedrijfsarts een oordeel geeft over beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstelverloop. Alles wat daarna gebeurt — het plan van aanpak, de voortgangsevaluaties, uiteindelijk het actueel oordeel — bouwt op deze eerste analyse voort. Een probleemanalyse die te laat, te dun of innerlijk tegenstrijdig is, zet daarmee een zwakke basis onder de rest van het dossier, ook als latere stappen wél op tijd gebeuren.

Zie voor de opbouw van een sterke probleemanalyse het artikel probleemanalyse schrijven: structuur en voorbeeld.

Wat een voortgangsevaluatie toevoegt

Elke zes weken (of vaker bij een dynamisch beeld) evalueren werkgever en werknemer de voortgang van het plan van aanpak. De bedrijfsarts is daarbij geen verplichte partij bij elke evaluatie, maar wordt in de praktijk regelmatig gevraagd om de belastbaarheid opnieuw te beoordelen zodra het beeld verandert — een bijstelling probleemanalyse, zie probleemanalyse schrijven: structuur en voorbeeld. Een dossier waarin voortgangsevaluaties alleen pro forma worden vastgelegd, zonder inhoudelijke aansluiting op eventuele bijstellingen, oogt op papier compleet maar biedt weinig houvast bij een latere toets: UWV kijkt niet alleen of er evaluaties zijn geweest, maar of ze ergens toe hebben geleid.

Het tweede spoor: wanneer terugkeer bij de eigen werkgever niet lukt

Als na de eerstejaarsevaluatie duidelijk wordt dat terugkeer in de eigen functie of organisatie niet haalbaar is, start het traject naar re-integratie bij een andere werkgever — het zogeheten tweede spoor. Dit moet tijdig worden ingezet, in de regel uiterlijk rond het eerste ziektejaar, en vraagt een aparte onderbouwing van de bedrijfsarts waarom spoor 1 niet meer kansrijk wordt geacht. Een te laat gestart tweede spoor is een van de meest voorkomende redenen waarom UWV re-integratie-inspanningen als onvoldoende beoordeelt, ook wanneer spoor 1 wél zorgvuldig is doorlopen.

Hoe een dossier eruitziet dat een loonsanctietoets doorstaat

UWV toetst niet op perfectie, maar op consistentie en tijdigheid. Een dossier dat overeind blijft, heeft doorgaans drie kenmerken: elke mijlpaal uit de tijdlijn is op tijd of met een expliciet gemotiveerde vertraging vastgelegd; elke bijstelling van de probleemanalyse sluit aantoonbaar aan op een eerdere evaluatie; en het tweede spoor is, wanneer relevant, op een herleidbaar moment overwogen en gemotiveerd — ook als de conclusie was om er (nog) niet mee te starten. Het tegenovergestelde patroon — een dossier met geïsoleerde documenten die niet naar elkaar verwijzen — is precies wat een toets kwetsbaar maakt, ongeacht of elke individuele stap op zichzelf op tijd was.

Wat een loonsanctie precies is

Als UWV bij de WIA-beoordeling in week 93 vaststelt dat de re-integratie-inspanningen van de werkgever onvoldoende of te laat zijn geweest — zonder deugdelijke grond — kan de loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken worden verlengd. De werkgever betaalt dan een extra jaar loon door, en moet gedurende die periode alsnog serieus re-integreren. Dit is geen boete in de juridische zin, maar een verlenging van een bestaande verplichting — wat het voor een werkgever niet minder kostbaar maakt.

Waar het in de praktijk misgaat

Drie patronen komen structureel terug:

1. Late verwijzing. Een werkgever meldt een werknemer laat ziek bij de arbodienst, waardoor de bedrijfsarts feitelijk minder dan 6 weken heeft om tot een zorgvuldige probleemanalyse te komen.
2. Onvoldoende dossieronderbouwing bij taakdelegatie. Een POB voert consulten uit zonder dat de supervisie en autorisatie door de bedrijfsarts aantoonbaar is vastgelegd — zie taakdelegatie en supervisie.
3. Capaciteitsdruk. Bij een onvervulde vraag naar bedrijfsartsen van circa 13% (Capaciteitsplan 2027–2030) verschuiven consulten naar latere weken, wat de marge tot de week 6-deadline opeet nog voordat het dossier goed en wel geopend is.

Verschillen tussen kleine en grote werkgevers

De WVP kent voor kleine werkgevers (doorgaans tot 25 werknemers) een aantal uitzonderingen, onder meer bij het tweede spoor en bij de mogelijkheid om de loondoorbetalingsverplichting via het vangnet van de Ziektewet te laten lopen. Voor de bedrijfsarts verandert dat weinig aan de eigen mijlpalen — de probleemanalyse in week 6 en de voortgangsevaluaties gelden onverkort — maar het raakt wel de vraag wie welke vervolgstap organiseert. Bij een kleine werkgever zonder eigen HR-capaciteit leunt de re-integratie in de praktijk zwaarder op de bedrijfsarts en de casemanager om de voortgang te bewaken, simpelweg omdat er geen aparte HR-afdeling is die dat proces structureel bijhoudt.

Waarom de tijdlijn een keten is, geen losse takenlijst

De acht mijlpalen in de tabel worden vaak los van elkaar gepresenteerd, als een soort checklist. Dat doet de wet tekort. Elke stap is inhoudelijk afhankelijk van de vorige: het plan van aanpak in week 8 kan niet goed worden opgesteld zonder een bruikbare probleemanalyse in week 6; de eerstejaarsevaluatie heeft weinig waarde zonder voortgangsevaluaties die er logisch naartoe werken; en het actueel oordeel rond week 88–91 is in de kern een synthese van alles wat daarvoor is vastgelegd. Een bedrijfsarts die alleen de deadline haalt maar de inhoudelijke samenhang met eerdere stappen niet bewaakt, haalt de vorm van de wet maar niet het doel ervan — en UWV toetst uiteindelijk op dat laatste.

Hoe IBA hierbij helpt

De Poortwachter-radar in IBA berekent bij het openen van een dossier direct alle mijlpalen uit bovenstaande tabel vanaf de eerste ziektedag, en toont per dossier en over de hele caseload welke stap open, gepland, voldaan, risico (binnen 14 dagen en niet gepland) of te_laat is. Voor een arbodienst-directeur die capaciteit per FTE moet verantwoorden is dat een caseload-brede risicoweergave in plaats van een handmatige Excel-tracker; zie voor arbodiensten voor hoe dat op organisatieniveau werkt.