Wat mag de bedrijfsarts terugkoppelen aan de werkgever?

Wat is het onderliggende principe?

De bedrijfsarts werkt in een relatie met drie partijen: de werknemer, de werkgever die betaalt, en de arbodienst of praktijk die de opdracht uitvoert. Die constructie is precies waarom het beroepsgeheim hier zo strikt is. Een werkgever heeft een gerechtvaardigd belang bij het weten wat een werknemer wel en niet kan — niet bij het weten wat een werknemer mankeert.

De AVG classificeert gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens: verwerking is in beginsel verboden, tenzij een uitzondering geldt. Voor de bedrijfsarts geldt de uitzondering voor zorgverlening en arbeidsongeschiktheidsbeoordeling — maar die uitzondering geldt niet voor de werkgever. De werkgever krijgt dus per definitie een andere, kleinere informatiestroom dan het BG-dossier. De KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens (2024) werkt dit principe uit in praktische regels, en de NVAB vertaalt het naar het dagelijkse werk van de bedrijfsarts.

Wat mag wél in een terugkoppeling?

Alles wat gaat over functioneren in arbeid, ongeacht de oorzaak:

• de mate van belastbaarheid, in functionele termen (concentratie, energie, fysieke belasting)
• beperkingen en mogelijkheden voor het verrichten van (aangepast) werk
• een inschatting van het herstelverloop en het te verwachten tijdpad
• concrete adviezen: aanpassing van taken, uren, werkplek, of een geleidelijke opbouw
• of een consult heeft plaatsgevonden en of vervolgstappen nodig zijn

Wat mag nooit in een terugkoppeling?

• de diagnose, ook niet in vage vorm ("psychische klachten" mag vaak nog net, "angststoornis" niet)
• namen van medicatie of behandelingen
• ICPC- of ICD-codes, ook niet verstopt in een bijlage of factuurregel
• gedetailleerde anamnese, gezinsomstandigheden, of wat er in de spreekkamer is gezegd
• oorzaken die impliciet naar een diagnose verwijzen ("gerelateerd aan een eerdere opname")

Mag-wel / mag-niet in de praktijk

Drie voorbeeldzinnen herschreven

Niet: "Werknemer heeft een burn-out en gebruikt inmiddels antidepressiva; verwacht herstel over drie maanden."

Wel: "Er is sprake van verminderde belastbaarheid op het gebied van concentratie, planning en omgaan met prikkels. Op basis van het huidige beeld wordt een geleidelijke werkhervatting over circa drie maanden voor mogelijk gehouden, met een halfjaarlijkse evaluatie."

Niet: "Werknemer is geopereerd aan de knie en mag van de orthopeed nog niet traplopen."

Wel: "Er zijn fysieke beperkingen bij staan, lopen en traplopen. Werkhervatting op de eigen werkplek is op korte termijn niet mogelijk; aangepast, zittend werk kan wel worden overwogen."

Niet: "Werknemer twijfelt aan de diagnose en wil een second opinion bij een psychiater."

Wel: "Er loopt een medisch traject waarvan de uitkomst het beeld van de belastbaarheid kan wijzigen; een volgende evaluatie is voorzien zodra hier meer duidelijkheid over is."

Wat als de werkgever de diagnose al kent?

Een veelgehoord argument: "de werknemer heeft het zelf al aan zijn manager verteld, dus ik kan het ook noemen". Dat verandert niets aan de norm voor de bedrijfsarts. Wat een werknemer vrijwillig deelt met zijn werkgever is diens eigen keuze; het beroepsgeheim van de bedrijfsarts blijft onverkort gelden voor wat de bedrijfsarts zelf vastlegt en communiceert. In de praktijk betekent dit dat een terugkoppeling nooit een diagnose bevestigt of ontkent, ook niet als de werkgever er expliciet naar vraagt onder verwijzing naar wat de werknemer al zou hebben gezegd. De bedrijfsarts antwoordt dan in functionele termen, los van wat er buiten het consult om is besproken.

De grens bij een deskundigenoordeel of een second opinion

Bij een deskundigenoordeel van UWV, of bij een door de werknemer aangevraagde second opinion, verandert de norm evenmin. Het deskundigenoordeel gaat over de vraag of de bedrijfsarts een juist functioneel oordeel heeft gegeven, niet over de vraag of de diagnose correct is vastgesteld. UWV kan bij zo'n toets wél om nadere medische onderbouwing vragen, maar die onderbouwing gaat naar UWV, niet naar de werkgever. Het is een aparte, apart beveiligde informatiestroom, en de bedrijfsarts doet er goed aan dat onderscheid ook procedureel te bewaken: een reactie op een deskundigenoordeel wordt nooit gekopieerd naar de terugkoppeling aan de werkgever, ook niet gedeeltelijk.

Checklist vóór verzending

Voor een bedrijfsarts die onder tijdsdruk werkt, is een korte, vaste eindcontrole effectiever dan vertrouwen op alertheid alleen:

1. Staat er een woord in dat een leek als diagnose zou lezen, ook indirect ("gerelateerd aan", "in het kader van")?
2. Staat er een medicatienaam, een ICPC/ICD-code, of een verwijzing naar een specifieke behandelaar of afdeling?
3. Is elke beperking geformuleerd in termen van wat de werknemer kan of niet kan, in plaats van wat de werknemer heeft?
4. Zou de tekst, gelezen door iemand buiten de zorg, alsnog een vermoeden van een specifieke aandoening wekken?
5. Is de prognose functioneel onderbouwd, zonder terug te grijpen op een medische verklaring?

Een terugkoppeling die op alle vijf punten "nee" scoort, is in de regel AVG-conform. Het probleem is dat deze controle bij de vijftiende terugkoppeling van de dag net zo makkelijk wordt overgeslagen als bij de eerste — wat pleit voor een systematische, niet-vrijblijvende laatste check in plaats van een checklist die van goede wil afhangt.

Waarom dit vaker misgaat dan bedrijfsartsen denken

De fout zit zelden in een bewuste keuze om een diagnose te delen. Ze zit in de bijzin: een toelichting "ter duiding", een citaat uit het eigen dossier dat per ongeluk wordt meegekopieerd, of een reactie op een ongeduldige e-mail van een HR-manager die "gewoon wil weten wat er aan de hand is". Onder tijdsdruk — aan het einde van een spreekuur van 10 tot 12 consulten — is een snelle, informele zin sneller getypt dan een zorgvuldig geformuleerde functionele beschrijving.

Inzagerecht van de werknemer als extra waarborg

Goede praktijk is om de werknemer, vóórdat een terugkoppeling naar de werkgever gaat, de kans te geven de tekst in te zien. Dat is niet alleen een kwestie van vertrouwen in de behandelrelatie — het functioneert ook als een tweede controlemoment. Een werknemer leest een concepttekst met een ander soort scherpte dan de bedrijfsarts die de zin zelf heeft geformuleerd: een woord dat de bedrijfsarts als functioneel neutraal beschouwt, kan voor de werknemer alsnog aanvoelen als een te herkenbare aanduiding van de eigen situatie. Dat inzagemoment kost een paar minuten, maar voorkomt discussies achteraf en versterkt tegelijk de zorgvuldigheid van het proces richting een eventuele toets.

Hoe IBA hierbij helpt

Dit is precies waarom de AVG-firewall het kernonderdeel van IBA is. Elke terugkoppeling die IBA genereert wordt gescand door een deterministische regellaag plus een LLM-verificatie, die zoekt naar diagnosetermen, medicatienamen, ICPC/ICD-codes en impliciete verwijzingen naar een onderliggende aandoening. Wordt er iets gevonden, dan blokkeert publicatie totdat de bedrijfsarts de zin herschrijft of de bevinding gemotiveerd afwijst — er is geen manier om dit over te slaan. Zie ook hoe dat technisch is opgebouwd op de pagina beveiliging & AVG.

Voor de bredere context van wat een POB namens de bedrijfsarts mag opstellen en terugkoppelen, zie taakdelegatie en supervisie: wat mag de POB. Voor de vraag hoe een AI-scribe deze scheiding technisch en juridisch moet waarborgen, zie hoe beoordeel je een AI-scribe op AVG en NEN 7510.